Vragen over de fiscale mogelijkheden van de leasefiets
Geplaatst op: 01-03-2022, 09:47:13
De leasefiets kan een prima alternatief zijn voor werknemers die met de auto, hun eigen stalen ros of het openbaar vervoer naar het werk komen. Het is op deze manier voor de werknemer vaak ook aantrekkelijker om een e-bike te gaan rijden.
Aan u de taak om de leasefiets in de salarisadministratie te verwerken. In dit artikel staan de belangrijkste vragen op een rij.
Sinds 1 januari 2020 kennen we de fiscale bijtelling voor het privégebruik van een fiets van de zaak. Deze bijtelling geldt voor elke aan de werknemer ter beschikking gestelde fiets, maar in dit artikel gaat het specifiek over de leasefiets.
1 Hoe gaat het in zijn werk?
Als uw onderneming een leasefiets ter beschikking stelt aan een werknemer, is het raadzaam te starten met het bepalen welk deel van de leasekosten voor rekening zijn van de werkgever en welk deel de werknemer gaat betalen. Een organisatie heeft daarbij drie mogelijkheden:
- De volledige leasekosten betalen. Een werknemer betaalt dan alleen 7% bijtelling op jaarbasis.
- De leasekosten delen. Bijvoorbeeld ieder de helft, waarbij de werknemer daarnaast de bijtelling krijgt en daarover betaalt.
- De regeling alleen faciliteren met een cafetariaregeling. Hierbij komen zowel het leasebedrag als de bijtelling voor rekening van de werknemer. Die profiteert echter wel van een bruto-nettovoordeel omdat hij de leasekosten kan uitruilen met zijn brutoloon.
Zorg dat u de afspraken goed vastlegt, bijvoorbeeld: hoe worden de kosten verdeeld, wat gebeurt er met de fiets bij voortijdige uitdiensttreding en wat zijn de gebruiksvoorwaarden?
2 Hoe werkt het uitruilen van brutoloon?
Als een werknemer brutoloon kan uitruilen met de leasekosten, profiteert hij van een bruto-nettovoordeel. Dit kan in de vorm van een cafetariaregeling.
De uitruil van het brutoloon kan in principe invloed hebben op de pensioenopbouw, vakantiebijslag, een 13e maand of bonus van de werknemer. Maar de werkgever kan de gevolgen van de uitruil uitsluiten. Soms zijn daar voorwaarden aan verbonden, zoals bij het pensioengevend loon.
De uitruil heeft een negatieve invloed op een eventuele uitkering bij werkloosheid (WW) of arbeidsongeschiktheid (WIA) en kan een positieve invloed hebben op eventuele toeslagen. Fiscaal gezien zijn bijna alle vormen van onbelast loon in te zetten als doel in een cafetariaregeling.
Dat kan inhouden dat u het doel als eindheffingsloon moet aanwijzen om er onbelast loon voor de werknemer van te maken. U kiest de aan te bieden doelen.
De werknemer is geen eigenaar
De leasefiets snoept overigens niet van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR). Dat zit hem in de vorm van aanbieden, namelijk het ter beschikking stellen van een fiets, in plaats van het verstrekken of vergoeden van de fiets. De werknemer is geen eigenaar, maar kan aan het einde van de looptijd de optie hebben om de fiets over te nemen.
3 Hoe zit het met de 7% bijtelling?
Over een leasefiets moet u 7% bijtelling toepassen. Dit werkt vrijwel hetzelfde als bij een leaseauto. De bijtelling wordt toegepast om het privégebruik van de leasefiets af te kopen.
Dit betekent ook meteen dat er geen maximaal aantal kilometers geldt voor woon-werkverkeer of privégebruik. De bijtelling wordt berekend over de consumentenadviesprijs van de fiets (inclusief BTW), exclusief accessoires.
Leasefiets wordt alsmaar populairder in Nederland
Voor werkgevers bestaat er de mogelijkheid om werknemers een leasefiets aan te bieden. Deze mogelijkheid wint snel aan populariteit binnen werkend Nederland, met een aantal goede redenen:
- De werknemer betaalt 7% bijtelling, waarmee privégebruik is afgekocht.
- Uw onderneming kan de regeling kosteloos aanbieden.
- De werknemer profiteert van een bruto-nettovoordeel als hij brutoloon mag uitruilen ten behoeve van de leasefiets, als de leasefiets onderdeel is van een cafetariaregeling.
- De leasefiets gaat buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling om.
- De leasefiets heeft meestal een goede verzekering en onderhoudspakket.
4 Is de leasefiets te combineren met andere vervoermiddelen?
Jazeker, de leasefiets kan met elke andere vorm van mobiliteit worden gecombineerd. Dit kan naast een leaseauto, een ov-abonnement of ov-vergoeding, maar ook met een mobiliteitsbudget.
Ook de onbelaste kilometervergoeding kan onder voorwaarden worden gecombineerd met de leasefiets. Dat werkt zo: voor woon-werkkilometers met de leasefiets is er geen recht op de onbelaste reiskostenvergoeding.
Maar voor de kilometers die de werknemer tijdens zijn woon-werkverkeer aflegt met een ander vervoersmiddel – zoals een eigen auto of het ov – mag u de reiskostenvergoeding wél blijven uitkeren met toepassing van de gerichte vrijstelling.
Let op: het is wel belangrijk dat u naar de Belastingdienst aannemelijk kunt maken dat iemand met de fiets of met ander vervoer is gekomen. Voor het ov is dit geen probleem, maar voor een combinatie met een eigen auto zal hier wel een declaratiesysteem of verklaring voor moeten zijn.
U kunt voor de dagen dat iemand (volledig) de leasefiets gebruikt dus geen onbelaste reiskosten uitkeren. Het bedrag dat u hiermee bespaart, mag u echter wel verrekenen met het in te houden leasebedrag.
Zo raakt een werknemer de reiskosten niet volledig kwijt, maar gaat het van een netto- naar een brutovergoeding. Weliswaar moet u over een brutovergoeding premies werknemersverzekeringen betalen, maar als de werknemer kan uitruilen in een cafetariaregeling, bespaart uw organisatie ook op de premies. Zie het voorbeeld in het kader hieronder.
Werknemer krijgt voordeel van de bespaarde reiskosten
Stel, een werkgever heeft een cafetariaregeling. Vóór het leasefietsplan ging een werknemer vijf dagen per week met de eigen auto naar het werk. Hij ontving hiervoor een reiskostenvergoeding van € 50 netto. Nu deze werknemer een leasefiets heeft, gaat hij twee dagen per week op de fiets naar het werk en drie dagen met de eigen auto.
Dat betekent dat u voor drie dagen per week een onbelaste reiskostenvergoeding mag blijven uitkeren à € 30. De € 20 die hiermee wordt bespaard, kunt u aftrekken van het leasebedrag dat voor rekening van de werknemer komt. Stel dat de leasekosten € 90 waren, dan hoeft hij in dit geval maar € 70 uit te ruilen met het brutoloon. Dit maakt het voor de werknemer aantrekkelijker en het kost uw organisatie niets extra.
Let wel op als de bruto uit te keren reiskosten de leasekosten overstijgen. In dat geval kan het zijn dat er wél premies werknemersverzekeringen moeten worden betaald over het overstijgende deel.
5 Welke looncomponenten heb ik nodig om de leasefiets te verwerken?
Voor het verwerken van een leasefiets op de loonstrook is er (afhankelijk van hoe u de regeling aanbiedt) een aantal componenten mogelijk:
- bijtelling voor de fiets (meeste salarisverwerkers hebben hiervoor een component);
- bruto-inhouding voor de leasekosten (gaat niet ten laste van de vrije ruimte);
- werkgeversbijdrage;
- bruto-uitkering reiskostenvergoeding leasefiets.
6 Hoe verwerk ik een voortijdige beëindiging in de salarisadministratie?
Als een werknemer besluit om de onderneming te verlaten terwijl het leasecontract van de fiets nog loopt, spreken we van een voortijdige beëindiging van het contract. Hierover worden meestal afspraken gemaakt tussen de werkgever en de werknemer, waarbij het risico vaak bij de werknemer zelf ligt.
Als de werknemer het contract wil beëindigen, zal hij dus zelf de resterende leasetermijnen moeten afbetalen. Omdat de loon verhouding vervalt, moet dit wel netto verrekend worden. De werknemer krijgt in de meeste gevallen ook de mogelijkheid om de fiets privé over te nemen en niet langer te leasen.
Bron: Bijdrage van Mark Danhof, manager bij Lease a Bike, van 24 februari 2022 op www.rendement.nl